Inisiasi Pertama
MANUSIA, ORGANISASI DAN MANAJEMEN
Saudara Mahasiswa yang saya cintai, selamat berjumpa pada
tutorial mata kuliah Perilaku Organisasi (PO). Pertemuan perdana ini, akan
membahas dua materi yaitu tentang Organisasi dan PO dan Perilaku Individu. Sebelum
tutorial ini dimulai, saya berharap Saudara sudah membaca dan memahami Buku
Materi Pokok (BMP) PO, khususnya modul 1 dan modul 2.
ORGANISASI DAN PERILAKU
ORGANISASI
Modul 1 BMP PO intinya mengupas tentang hubungan atau
keterkaitan antara ilmu organisasi dengan ilmu PO. Buku Materi Pokok 1, terdiri
dari 2 Kegiatan Belajar, KB 1berisi tentang gambaran umum tentang organisasi,
khususnya dalam kaitannya dengan manusia dan manajemen, yang terbagi menjadi
tiga sub-pokok bahasan yaitu: (1) pengertian organisasi, karakteristik
organisasi, dimensi-dimensi organisasi, dan proses penciptaan nilai tambah; (2)
manfaat organisasi bagi manusia; dan (3) peranan dan kemampuan yang harus
dimiliki oleh seseorang manajer dalam mengelola organisasi. Sedangkan KB 2
membahas gambaran umum PO, dengan topik pembahasan adalah: pengertian PO; tujuan
mempelajari PO; kontribusi disiplin ilmu lain terhadap bidang studi PO; cara
menganalisis PO; dan sejarah, trend perkembangan
dan tantangan bidang studi PO dimasa datang.
Kegiatan Belajar 1
Seperti uraian di atas, bahasan pada KB 1
adalah sebagai berikut:
·
Pengertian Organisasi: Secara harfiah, kata organisasi berasal
dari bahasa Yunani “organon” yang berarti alat bantu atau instrumen. Hal ini
berarti bahwa organisasi pada dasarnya adalah alat bantu yang sengaja didirikan
atau diciptakan untuk membantu manusia memenuhi kebutuhan dan mencapai
tujuan-tujuannya.
Organisasi sering didefinisikan sebagai sekelompok manusia (group
of people) yang bekerja sama dalam rangka mencapai tujuan bersama (common
goals)[i].
Meski definisi ini cukup populer tetapi
banyak ahli mengatakan bahwa definisi ini terlalu sederhana. Masih ada beberapa
unsur penting yang seharusnya menjadi bagian dari esensi dasar organisasi
tetapi belum terungkap dalam definisi diatas. Definisi yang lebih komprehensif
misalnya diberikan oleh Stephen F. Robbins, David Cherrington (1989), Jeniffer
M. George dan Gareth Jones, Richard Daft yang dapat Saudara baca pada BMP milik
Saudara.
Dari beberapa definisi organisasi yang
telah diberikan oleh beberapa pakar diatas maka dapat disimpulkan bahwa
organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut: “Organisasi adalah unit sosial
atau entitas sosial yang didirikan oleh manusia untuk jangka waktu yang relatif
lama, beranggotakan sekelompok manusia – minimal dua orang, mempunyai kegiatan
yang terkoordinir, teratur dan terstruktur, didirikan untuk mencapai tujuan
tertentu dan mempunyai identitas diri yang membedakan satu entitas dengan
entitas lainnya”.
·
Karakteristik Organisasi:
Secara umum organisasi mempunyai lima karakteristik utama yakni :
(1) unit/entitas sosial,
(2) beranggotakan minimal dua orang,
(3) berpola kerja yang terstuktur,
(4) mempunyai tujuan yang ingin dicapai,
(5) mempunyai identitas diri.
Penjelasan masing-masing
karakteristik silakan Saudara baca pada BMP.
·
Dimensi Organisasi:
Secara umum karakter sebuah organisasi
dapat dipahami melalui dimensi-dimensi organisasi yang dibedakan kedalam dua
tipe yaitu dimensi struktural dan dimensi kontektual. Dimensi
struktural adalah karakter organisasi yang bersumber pada sisi internal
organisasi, sedangkan dimensi kontektual merupakan karakteristik organisasi
secara menyeluruh. Dimensi kontektual merupakan dimensi yang menjadi faktor
penentu bagi keberadaan sebuah organisasi secara menyeluruh dan berpengaruh
terhadap dimensi struktural organisasi. Kedua dimensi ini jika dipahami secara
baik dapat bermanfaat untuk memahami organisasi secara keseluruhan, memahami perilaku
organisasi dan bisa menjadi dasar untuk menilai keberhasilan organisasi. Untuk
jelasnya dimensi-dimensi tersebut dapat kita lihat pada Tabel 1 dibawah ini.
Tabel 1
Dimensi struktural dan kontekstual organisasi
|
Dimensi
struktural
|
Dimensi
kontektual
|
|
Formalisasi organisasi
Spesialisasi
Standarisasi
Hierarki otoritas
Kompleksitas
Sentralisasi
Profesionalisme
Rasio karyawan (anggota) organisasi
|
Ukuran organisasi
Teknologi yang digunakan
Lingkungan organisasi
Tujuan organisasi
Budaya organisasi
|
·
Metafora gunung es – aspek formal dan
informal organisasi
Jika kita kembali ke dimensi-dimensi
organisasi khususnya dimensi no 1 – tentang formalisasi organisasi, disana
dijelaskan bahwa semakin organisasi memiliki banyak aturan, organisasi menjadi
semakin formal. Demikian sebaliknya semakin sedikit aturan, organisasi menjadi
semakin informal. Penjelasan ini secara tidak langsung menegaskan bahwa baik
aspek formal maupun informal sesungguhnya merupakan bagian integral dari
kehidupan sehari-hari organisasi – keduanya saling berinteraksi dan saling
memberi pengaruh. Hanya saja kadang-kadang dijumpai sebuah organisasi yang
aspek formalnya jauh lebih dominant ketimbang aspek informalnya. Demikian
sebaliknya ada juga organisasi yang aspek informalnya sangat menonjol
seolah-olah organisasi tersebut tidak membutuhkan aspek formal meski pada
kenyataannya kahadiran aspek formal tidak bisa dihindarkan. Sebagai contoh,
organisasi bisnis yang dikelola oleh keluarga – sering disebut sebagai bisnis
keluarga cenderung mengedepankan aspek informal ketimbang formal.
Keberadaan aspek formal dan informal sebuah organisasi
digambarkan secara jelas oleh Richard J. Selfridge and Stanley L. Sokolik
sebagaimana dikutip oleh Donald Harvey and Donald Brown[ii].
Selfridge and Sokolik mengumpamakan organisasi layaknya sebuah gunung es – ada
bagian yang muncul ke permukaan dan bagian lainnya berada dibawah permukaan
laut. Dari kedua bagian tersebut, bagian yang berada dibawah permukaan biasanya
jauh lebih besar jika dibandingkan dengan bagian yang muncul kepermukaan (lihat
gambar 1.2). Jika organisasi dimetaforakan dengan gunung es maka bagian yang
berada dibawah permukaan laut identik dengan aspek informal organisasi,
sedangkan bagian yang muncul ke permukaan mencerminkan aspek formal organisasi.
Aspek formal organisasi adalah
elemen/komponen organisasi yang mudah diakses orang luar, bersifat rasional dan
sangat berkaitan dengan struktur organisasi. Komponen
organisasi ini biasa disebut sebagai overt component dan terkadang juga
disebut hard component (perangkat keras organisasi). Termasuk dalam
komponen formal misalnya: visi dan misi, tujuan dan sasaran, strategi,
struktur, system, posedur, kebijakan, deskripsi kerja, rentang kendali dan
pengukuran tingkat efisiensi dan efektivitas organisasi. Sedangkan yang
dimaksud dengan aspek informal organisasi atau covert component atau soft
component (perangkat lunak organisasi) adalah komponen organisasi yang
bersifat tersembunyi (hidden), afektif, berorientasi social dan psikologikal,
dan berkaitan dengan aspek keprilakuan. Diantaranya adalah: Politik dan
kekuasaan, Pola hubungan antar personal dan kelompok, Sentiment dan norma
kelompok, Pandangan personal terhadap kompetensi organisasi dan individu,
Persepsi karyawan terhadap kepercayaan organisasional (organizational trust),
Persepsi karyawan terhadap keterbukaan organisasi, Orientasi nilai dan persepsi
karyawan, Kepuasan karyawan, Emotional intelligence, motivasi dan harapan
karyawan dan masih banyak lagi aspek prilaku manusia yang bisa dikategorikan
sebagai covert component. Sederhananya, perangkat lunak organisasi merupakan
semua kompnen yang berkaitan langsung dengan dan melekat pada diri seseorang
dan budaya yang melingkupinya.
|
|
|
|
Gambar 1 :
Metafora gunung es – aspek formal dan informal organisasi
Dengan memahami organisasi layaknya sebuah
gunung es dimana aspek fomal dan informal organisasi selalu hadir berdampingan
bisa disimpulkan bahwa kedua komponen ini seharusnya dikelola secara seimbang
agar organisasi bisa berfungsi sebagaimana mestinya. Para pengelola organisasi
tidak bisa begitu saja mengabaikan salah satunya. Meski demikian, dalam
praktik, komponen kedua – perangkat lunak organisasi seringkali luput dari
perhatian. Para pengelola organisasi cenderung lebih memperhatikan komponen
pertama karena sifatnya yang mudah diobservasi pihak luar dan ukuran
keberhasilannya sangat jelas. Teori dan konsep dalam ilmu manajemen pada
dasarnya lebih berpihak pada cara pengelolaan organisasi seperti ini. Sejak
dikembangkan pertama kali oleh Frederick Taylor pada awal tahun 1900an, ilmu
manajemen lebih menitikberatkan perhatiannya pada aspek formal atau perangkat
keras organisasi. Namun menyadari bahwa ilmu manajemen yang lebih berorientasi
formal bukan tanpa kelemahan, aspek informal organisasi mulai mendapat
perhatian. Dimotori oleh disiplin ilmu psikologi, peran manuisa dalam kehidupan
organisasi mulai dikaji dan ditelaah untuk mendapat simpulan sejauh mana
manusia baik dalam kedudukannya sebagai individu maupun sebagai bagian dari
kelompok harus dipahami, diarahkan dan bahkan dikendalikan prilakunya sehingga
kehadiran manusia didalam organisasi memberi kontribusi terhadap kinerja
organisasi. Dari sinilah manusia sebagai perangkat lunak organisasi mulai
dikelola. Dari sini pula bidang kajian prilaku organisasi mulai mendapat
tempat.
·
Jenis-jenis organisasi
Dilihat dari alasan mengapa sebuah
organisasi didirikan, secara garis besar organisasi bisa dibedakan menjadi dua
jenis, yaitu organisasi berorientasi ekonomi (biasa disebut sebagai organisasi
berorientasi laba – profit oriented organization) dan organisasi tidak
beorientasi ekonomi (disebut organisasi nir laba – not-for-profit
organization). Organisasi berorientasi ekonomi adalah jenis organisasi yang
sengaja didirikan untuk membantu manusia memenuhi kebutuhan ekonomi, khususnya
kebutuhan ekonomi para pendirinya atau pemilik organisasi tersebut. Masyarakat
umum mengenal organisasi seperti ini sebagai organisasi perusahaan atau secara
sederhana disebut perusahaan. Sedangkan organisasi nir laba (not-for-profit
organization), seperti tersirat dari namanya, ukuran keberhasilan organisasi
seperti ini bukan laba melainkan ukuran-ukuran lain sesuai dengan tujuan awal
pendirian organisasi. Demikian juga orientasinya bukan kepada pemilik tetapi
kepada para konstituen yang dilayaninya. Artinya, organisasi nir laba lebih
berorientasi kepada kesejahteraan para konstituen daripada kesejahteraan para
pendirinya.
·
Peran organisasi bagi kehidupan manusia
organisasi didirikan manusia bukan sebagai tujuan akhir
melainkan hanya sebagai sarana, dan bukan untuk siapa-siapa kecuali untuk
kepentingan manusia itu sendiri. Pernyataan ini menunjukkan bahwa ada
alasan-alasan tertentu mengapa seseorang atau sekelompok orang mendirikan
organisasi. Gareth Jones[iii]
misalnya mengatakan bahwa seseorang mendirikan organisasi pada dasarnya untuk
menciptakan nilai tambah yang berupa produk ataupun jasa dan berbagai macam
output yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan beberapa kelompok orang yang
berbeda kepentingan. Secara sistemik, proses penciptaan nilai tambah dalam sebuah
organisasi terjadi melalui tiga tahap yaitu: masukan (input), proses
transformasi (konversi) dan keluaran (output). Contoh dapat dilihat pada gambar
2.
 |
 |
|||
 |
Proses pembentukan nilai tambah seperti
tersebut diatas tentunya tidak
bisa dilakukan sendirian oleh organisasi melainkan
harus melibatkan berbagai pihak yang lain yang berbeda kepentingan. Gareth
Jones mengatakan bahwa kelompok yang berbeda kepentingan ini sering disebut
sebagai stakeholders (Pemangku kepentingan). Stakeholders mempunyai
motivasi untuk ikut berpartisipasi dalam organisasi baik secara langsung maupun
tidak langsung karena mereka berharap akan memperoleh imbalan yang lebih besar
dibandingkan dengan kontribusi yang diberikannya. Imbalan yang diharapkan
stakeholder misalnya: uang, kekuasaan dan status dalam organisasi. Sedangkan
kontribusi yang diberikannya berupa modal, ketrampilan (skill), pengetahuan dan
keahlian.
Secara umum stakeholder dapat dibedakan menjadi dua kelompok
yakni kelompok yang berada didalam organisasi (inside organization) dan
kelompok yang berada diluar organisasi (outside organization).
Kontribusi dan imbalan masing-masing kelompok dapat dilihat pada table 1.2. BMP
Saudara.
·
Manajemen Organisasi
Penjelasan terdahulu mengatakan setiap organisasi, tidak peduli
apakah organisasi tersebut adalah organisasi bisnis (berorientasi laba) atau
organisasi tidak berorientasi laba, keduanya pasti membutuhkan manajemen.
Kebutuhan akan manajemen lebih dimaksudkan agar organisasi bisa berperan
sebagai alat bantu manusia dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhannya. Ada dua
ukuran penting yang biasa digunakan untuk mengukur keberhasilan organisasi
yaitu efisiensi dan efektifitas organisasi. Untuk mencapai kedua tujuan tersebut, kedudukan seorang
manajer menjadi sangat penting. Para manajer menempati peran penting di dalam
organisasi karena mereka adalah sekelompok orang yang diberi mandat oleh
pemilik organisasi untuk mengelola semua asset organisasi termasuk didalamnya
keuangan, teknologi, sumberdaya manusia dan asset non fisik lainnya. Melihat
peran penting tersebut pada sub-pokok bahasan ini akan dibahas peranan manajer
di dalam organisasi dan ketrampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer.
·
Peranan Manajer Dalam
Organisasi
Stakeholder yang berasal dari dalam organisasi (inside stakeholders) terdiri
dari tiga kelompok yaitu pemilik modal (stcokholders), manajer dan karyawan.
Komposisi ketiga inside stakeholders dan kedudukan masing-masing
komponen berbentuk sebuah piramida seperti tampak pada Gambar 4 sebagai
berikut:
 |
Gambar 4: komposisi stakeholders yang berada didalam organisasi
Stockholders atau pemilik modal adalah sekelompok orang yang memiliki organisasi
menempati posisi paling atas. Posisi paling atas menunjukkan bahwa pemilik
modal mempunyai otoritas paling tinggi diantara ketiga komponen stakeholders yang berada didalam
organisasi. Wujud kepemilikiannya dinyatakan dalam pemilikan lembar saham (yang
bisa dijual belikan). Oleh karenanya, pemilik modal belum tentu orang yang sejak semula ikut
mendirikan organisasi. Meski demikian merekalah yang menentukan arah tujuan
organisasi. Itulah sebabnya ketika terjadi perubahan kepemilikan organisasi,
misalnya karena likuidasi, akuisisi, atau merger dengan organisasi lain;
terjadi perubahan arah tujuan organisasi. Gareth Jones menyatakan bahwa arah
tujuan organisasi yang ditetapkan oleh stockholder
disebut sebagai tujuan offisial organisasi dan biasanya dinyatakan dalam Pernyataan
Misi Organisasi (Misssion statement).
Meski sebagai otoritas tertinggi dalam
organisasi, pemilik modal biasanya tidak terlibat langsung dalam kegiatan
sehari-hari organisasi. Keberadaan mereka didalam organisasi diwakili oleh
sekelompok orang yang disebut “Dewan Komisaris”. Dewan Komisaris kemudian
menunjuk/mengangkat Manajer Puncak yang diserahi tugas untuk menetapkan “Tujuan
operasional”. Secara berturut-turut, melalui mekanisme yang ada, Manajer Puncak
kemudian mengangkat manajer lainnya dan karyawan organisasi.
Penjelasan ini menunjukkan bahwa hubungan
pemilik modal – manajer adalah hubungan employer – employee dimana
pemilik modal adalah employernya (majikan) dan manajer adalah employeenya
(buruh). Yang barangkali membedakan manajer dari karyawan biasa adalah manajer
(khususnya manajer puncak) memperoleh mandat dari pemilik modal untuk menjaga,
mengelola dan mengembangkan harta milik pemilik modal. Mandat ini diberikan
pemilik modal dalam bentuk keleluasaan para manajer untuk mengambil keputusan yang
menyangkut keberadaan organisasi. Sedangkan karyawan biasa umumnya tidak
mempunyai akses untuk pengambilan keputusan organisasi.
Karena status dan otoritas yang dimiliki oleh para
manajer, maka manajer mempunyai peranan yang sangat penting dalam sebuah organisasi.
Diantara peran penting yang dimiliki oleh seorang manajer adalah dalam
menentukan tujuan operasional organisasi dimana dasar penentuan tujuan
ini adalah tujuan official organisasi
sebagaimana telah ditetapkan oleh stockholders.
·
Ketrampilan Manajerial
Ada beberapa persyaratan yang harus
dimiliki oleh seorang manajer, diantaranya seorang manajer harus memiliki
ketrampilan manajerial (manajerial skills) yang berupa: ketrampilan
teknis (technical skill), ketrampilan hubungan antara manusia (human
skill) dan ketrampilan konseptual (conceptual skill).
Ketrampilan teknis. Ketrampilan
teknis adalah kemampuan seseorang untuk mengaplikasikan ilmu pengetahuan yang
dimilikinya, khususnya pengetahuan yang sangat khusus atau spesialis.
Ketrampilan hubungan antar manusia. Kemampuan untuk bekerja sama, memahami,
dan memomtivasi orang lain merupakan ketrampilan hubungan antar manusia yang
harus dimiliki oleh seorang manajer.
Ketrampilan konseptual. Seorang manajer harus
mempunyai kesiapan dan kemampuan mental untuk mengananlisis dan mendiagnosis
masalah-masalah yang bersifat kompleks. Ketrampilan manajer seperti ini disebut
ketrampilan konseptual.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar